1. Prosedur Sistem Mutu (ISO 9001 : 2000)
(Dalam sistem penjaminan mutu PTS/PTN lain istilahnya: Manual Prosedur)
"Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dalam sistem manajemen mutu yang melibatkan berbagai fungsi, yang akan menjamin aktifitas tersebut terkendali dan merupakan penjabaran dari manual mutu"
2. Prosedur Kerja (ISO 9001 : 2000):
"Prosedur Kerja adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem manjemen mutu"
- urutan kerja
- yang mengerjakan/penanggung jawab
- kapan / berapa lama mengerjakan
3. Instruksi Kerja (ISO 9001 : 2000)
Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja
Perbedaan Prosedur Sistem Mutu dan Prosedur Kerja sudut pandang pemberlakuan:
Prosedur Sistem Mutu adalah prosedur yang berlaku secara menyeluruh dan embeded dalam seluruh sistem perguruan tinggi tersebut. Artinya Prosedur Sistem Mutu ini mempunyai pemberlakuan wilayah secara menyeluruh mengikat unsur/lembaga/fakultas/prodi di lingkungan universitas/perguruan tinggi.
Prosedur Kerja adalah prosedur yang berlaku dengan lingkup/wilayah/proses di unit tertentu dan hanya berlaku pada unit tersebut diberlakukan. misal Prosedur Kerja Fakultas Teknologi Industri tentang
Prosedur Pengajuan Peminjaman Kendaraan. Maka prosedur tersebut hanya berlaku di lingkungan Fakultas Teknologi Indsutri saja, sehingga elemen Fakultas Ekonomi tidak bisa menggunakan Prosedur KErja Fakultas Teknologi Industri tersebut untuk mengatur proses di FE. Kecuali Fakultas Ekonomi mengkaji Prosedur Kerja Fakultas Teknologi dan dibuat dengan format untuk Fakultas Ekonomi, namun tentu lingkup kerja dan pengesahan dokumen Prosedur Kerja dilakukan secara terpisah dr Fakultas TI dengan melibatkan Dekan Fakultas Ekonomi dan Badan Penjaminan Mutu.
Perbedaan Prosedur Kerja dengan Instruksi Kerja secara fungsi dan ikatan pemberlakuan.
Prosedur Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:
- Siapa yang bertanggungjawab pada proses tersebut (Misal Kabag Rumah Tangga)
- Waktu pemberlakuan proses :
Misal dalam kalimat :
Surat Pengajuan Peminjaman MObil diajukan kepada Kabag Rumah Tangga paling lambat 3 hari sebelum tanggal penggunaan kendaraan.
Instruksi Kerja dalam kontek implementasi maka mempunyai unsur:
- Kalimat yang digunakan adalah kalimat perintah, misal:
Pastikan tabung air terisi penuh seblum mesin uap dihidupkan
Tentukanlah suhu maksimal 85 C untuk kondisi...................